Retomando el tema del desarrollo de tu negocio de café, esta vez habláremos sobre qué factores debemos tomar en cuenta para lograr un diseño eficiente, clave para el éxito de tu nuevo negocio.
La velocidad del servicio es fundamental para la rentabilidad de un negocio de café. Un diseño eficaz y ergonómico te permitirá maximizar tus ventas al servir a tantos clientes como sea posible durante los períodos pico de servicio. A pesar de que tu negocio puede estar abierto de 10 a 12 horas al día, en realidad, el 80% de sus ventas probablemente se producen durante el 20% de esas horas. El café es principalmente una bebida de la mañana, por lo que sus horas pico del día (aquellos momentos en los que tienen más probabilidades de tener una línea de espera de los clientes) pueden ser las horas de la mañana, luego a la hora del almuerzo y otra vez en la tarde. Si tienes una mala distribución de las áreas de servicio, que no proporcionan un flujo lógico y eficiente para los clientes y empleados, la velocidad del servicio al cliente, la preparación del producto y tu éxito se verán afectados.
Piensa en ello como esto: si alguien quiere entrar a tu negocio y ve que 5 personas están esperando en cola para pedir, hay una buena probabilidad de que entren, y esperen en línea para realizar un consumo. Pero : si ven que hay 20 personas esperando, hay una alta probabilidad de que puedan determinar que la espera va a ser demasiado larga, e irán a tomar su café en algún otro lugar. Ese dinero acaba de escapar de tu caja registradora y, si regresan a tu negocio varias veces, y con frecuencia se encuentran una larga fila de clientes en espera, decidirán que no es una opción viable para disfrutar su café, y probablemente no volverán. Un mal diseño hace más lento todo el proceso del servicio, lo que se refleja en el tiempo de espera de los clientes y por lógica de tus ventas. Así que en realidad, tu ingreso diario dependerá de cuántos clientes puedas servir durante esas horas pico y un buen diseño va a ser esencial para el logro de ese objetivo.
Entonces, ¿cómo se debe llevar el diseño de tu cafetería?
En primer lugar, entendiendo que la elaboración de un buen diseño es como armar un rompecabezas. Vas a tener que encajar todas las piezas buscando la relación adecuada entre sí para acabar con la imagen deseada, pero optimizando espacios y tiempo de servicio. Esto puede requerir un poco de ensayo y error para hacer las cosas bien.
El proceso de diseño comienza con la selección del menú. Si tienes planes de hornear el pan, entonces, evidentemente, tendrás que incluir un horno, campana extractora, amasadoras, un mesón de preparación, etc.
El menú y demás servicios a ofrecer, también deben impulsarte a tomar las decisiones sobre el tamaño del local que seleccionaste. ¿Cuántos metros cuadrados serán requeridos para adaptarse a todos los equipos necesarios, accesorios, y otras características, junto con su capacidad de asientos deseados?
A continuación, tendrás que determinar las tareas que llevarán a cabo cada empleado, por lo que los equipos y accesorios necesarios para realizarlas pueden estar ubicados en los lugares apropiados.
Normalmente, el cajero operará la caja registradora y podrá entregar el pedido. El barista hará todas sus bebidas a base de espresso, té, chocolate caliente, así como todas las bebidas mezcladas. Si vas a ofrecer merengadas y batidos y otras bebidas preparadas, una persona que se dedique a su preparación. Si además se van a ofrecer sándwiches, paninis, wraps, ensaladas, postres y pasteles, será necesario una persona dedicada a la preparación de los mismos. Y, si se prevé un volumen alto, y va a servir en platos no desechables, una persona que se encargue del mantenimiento de los platos y vasos o un lavavajillas puede ser de gran utilidad. También, debes tomar en cuenta al personal para el servicio en mesa y un área específica para ir colocando los platos y vasos de servicio sucios, para que no estorben ni afecten la parte visual de tu negocio.
Una vez que hayas determinado lo que vas a servir, el espacio elegido, y de lo que cada empleado será responsable, estarás listo para comenzar el proceso de diseño.
La puerta de entrada y las cajas registradoras deberán estar dispuestos en orden secuencialmente lógico. Evaluar la trayectoria de desplazamiento de los clientes desde que entran al local; debes llevarlos a la exhibición de los productos antes de llegar al área donde se ordena y ahí ubicarás las cajas registradora y barra de despacho.
La exposición a los clientes de tus productos antes de que ordenen, aumentará en gran medida sus ventas. Luego, toma en cuenta que la barra de despacho se ubique a una distancia adecuada de la caja registradora para evitar el congestionamiento.
En cuanto a las áreas para los empleados, el flujo de trabajo para optimizar el servicio es muy importante. Los pasos innecesarios o movimientos perdidos como resultado de un diseño ineficiente se verá reflejado en el rendimiento del empleado y por supuesto en la calidad de del servicio. Todas las estaciones deben fluir sin problemas en una misma dirección, hacia el punto final de retiro. Por ejemplo, si la preparación de un artículo en particular es un proceso de 3 pasos, la colocación de los equipos debe permitir que para los 3 pasos exista un orden apropiado, en dirección lineal, con el paso final más cercano al punto donde se realizará el despacho.
Los equipos deberán estar colocados de modo que se encuentren a proximidad inmediata del empleado en el orden que serán utilizados. Más allá del equipo real, se deben dejar espacios vacíos en el mostrador para disponer los ingredientes y accesorios que se utilizan en la preparación de los productos. También se necesitan espacios libres en el mesón donde se disponga el material de servicio para los productos. Intenta crear diferentes estaciones compactas y próximas entre sí, pero también asegúrate de que hay suficiente espacio entre cada una para que los empleados que trabajan en la misma área no se choquen, ya que esto podría contribuir a la inconformidad e inestabilidad de los empleados.
La creación de puestos de trabajo definidos te permitirá disponer de varios empleados detrás del mostrador cuando sea necesario. Cuando está lleno, puede que tengas que tener 2 cajeros, otra persona que servirá pasteles y postres, 2 baristas en la máquina de café, y una persona dedicada a las frozzen y batidos. Si además se preparan sándwiches y ensaladas, otra persona será necesaria para elaborarlas. Mantener estas estaciones próximas unas de otras también te permitirá que un empleado pueda acceder fácilmente a todas durante períodos de venta muy lentos, lo que te ahorrará valiosos sumas de dinero.
Al crear su diseño de la tienda, el equipo que selecciones debe adaptarse a las necesidades de volumen previsto para tu negocio. Un lugar muy concurrido necesitará equipos más eficientes.
Asegúrate de que cualquier equipo que selecciones se adapte a tus espacios, que sea cómodo de trasladar al momento de la entrega y que se adapte también a las cargas de voltaje existentes en el local y que además hayan sido diseñados para uso comercial con los materiales permitidos según la normas de seguridad e higiene.
El objetivo general en cuanto al diseño de tu negocio, es el de engranar todo el equipamiento necesario, los accesorios y almacenamiento en un área tan pequeña como sea posible, optimizando los espacios sin sacrificar la fluidez del trabajo ni la calidad del producto, esto te permitirá aprovechar al máximo el área que quedará para el servicio al cliente, mientras más asientos de los que puedas disponer, mayor capacidad de ingresos obtendrás.
Por ultimo y haciendo énfasis, si no se toman en cuenta todos estos factores de diseño y fluidez de trabajo que hemos mencionado, es probable que no se incurran en errores de los que sólo nos daremos cuenta hasta que se que comience a trabajar en él. Corregir estos errores de diseño después de hecho, puede ser extremadamente caro. No corregir esos errores, se verá reflejado en las ventas. Por esta razón, recomiendo siempre la comunicación constante entre el propietario, el asesor y el diseñador del espacio, para revisar que todos los factores sean tomados en cuenta en el diseño que se esta creando. Invertir este tiempo, se verá recompensado con un negocio exitoso que producirá muchas ganancias.
Espero te sean de utilidad estos consejos, gracias por tomar el café en serio.
Jannina Poján Ruiz
@lacoffeeteacher
Barista SCAE - Asesor Gastronómico
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